Wie verwalten Sie Ihre Telefonbereitschaft?
Erfassung von Bereitschaftsdiensten
Der erste Schritt besteht darin, alle Personen, die an der Betreuung der Telefonbereitschaftsnummer beteiligt sind, aufzulisten und auf der Planitel-Schnittstelle zu registrieren.
Die wichtigsten Informationen, die Sie angeben müssen, sind der Name und die Telefonnummer jeder Person (normalerweise ihr Mobiltelefon).
Es ist möglich, mehrere Kontaktnummern für eine Person hinzuzufügen, die angerufen werden, wenn die erste Nummer nicht beantwortet wird.
Sie haben auch die Möglichkeit, eine Abteilung anzugeben, z. B. den Empfang des Unternehmens während der Bürozeiten.
Alle Personen, die Rufbereitschaft haben, werden mit unterschiedlichen Farben angezeigt.
Eingabe des Plans für die Telefonbereitschaft
Sobald die Personen, die antworten könnten, eingetragen sind, ist das Ausfüllen des Zeitplans äußerst einfach.
Wählen Sie einfach eine Person oder eine Abteilung aus und ziehen Sie sie mit der Maus in den Terminplan.
Zahlreiche Funktionen erleichtern diesen Schritt, z. B. das Festlegen von vordefinierten Bereitschaftszeiten oder Kopieroptionen.
Sie können mehrere Personen einem Zeitfenster zuweisen, um allen Anforderungen an die Eskalation von Anrufen gerecht zu werden.
Szenario der Telefonbereitschaft
Wenn eine Person oder ein Team mit Rufbereitschaft nicht antwortet, sind mehrere Szenarien denkbar:
- Automatische Weiterleitung des Anrufs an einen oder mehrere Supervisoren.
- Aktivierung einer Mailbox mit oder ohne Anrufbeantworter.
Wenn der Anrufer eine Nachricht hinterlässt, wird diese automatisch per E-Mail mit einem Anhang versendet.
kann auch eine SMS mit dem Link zur Nachricht an Sie gesendet werden.
Außerdem stehen Alarmfunktionen zur Verfügung, die Sie bei nicht angenommenen Anrufen des Telefonbereitschaftsdienstes warnen.
Automatisierung der Rufnummer des Bereitschaftsdienstes
Sobald der Zeitplan feststeht, übernimmt Planitel automatisch die Weiterleitung Ihrer Bereitschaftsanrufe zu den festgelegten Daten und Uhrzeiten.
Keine manuellen Handgriffe mehr, um Anrufe weiterzuleiten, oder Telefone, die von Hand zu Hand gereicht werden.
Und Sie behalten dank des Internetzugangs immer die Möglichkeit, die Planung in Echtzeit zu ändern.
Entgegennahme von Anrufen des Bereitschaftsdienstes
Die einheitliche Rufnummer des Bereitschaftsdienstes wird automatisch an die im Zeitplan vorgesehenen Bereitschaftsdienstmitarbeiter weitergeleitet.
Jede Person, die auf Abruf bereitsteht, hat einen bestimmten Anrufprozess.
Dabei kann es sich um eine einfache Weiterleitung an ein Handy oder ein Callcenter in Frankreich oder im Ausland handeln, aber auch um eine ganze Reihe von Anrufen in einer Kaskade, in einer bestimmten Reihenfolge die bei Besetzt oder Nichtbeantwortung festgelegt werden.
Einsicht in den Telefonplan
Der Leiter des Bereitschaftsdienstes kann sofort sehen, ob die Bereitschaft rund um die Uhr gewährleistet ist.
Er kann eventuell per E-Mail benachrichtigt werden, wenn eine Betreuungszeit auf dem Plan nicht gesichert ist.
Er kann von überall aus und in Echtzeit eine Rufumleitung bei unvorhergesehenen Ereignissen ändern.
Der Zugang zu detaillierten Statistiken mit der Möglichkeit, einen Kommentar zu hinterlassen, wird die Qualität des Bereitschaftsdienstes verbessern, um rund um die Uhr vollständig erreichbar zu sein.